Przestępstwa w firmach mogą przybierać różne formy – od drobnych oszustw finansowych po poważne nadużycia, takie jak korupcja czy defraudacja. Bez względu na ich skalę, wykrycie przestępstwa w organizacji jest stresującym i skomplikowanym doświadczeniem, zarówno dla zarządzających firmą, jak i dla pracowników. W takich momentach kluczowe jest, aby wiedzieć, jak postępować i jakie kroki podjąć, aby zabezpieczyć interesy firmy, jej reputację i doprowadzić sprawców do odpowiedzialności.
W tym artykule przedstawiamy krótki, ale szczegółowy przewodnik na temat tego, co zrobić, gdy w firmie zostanie ujawnione przestępstwo związane z jej działalnością.
Ujawnienie przestępstwa w firmie to wydarzenie, które może mieć dalekosiężne skutki zarówno finansowe, jak i personalne. Dotyczy to zarówno małych firm, jak i dużych korporacji. Każda sytuacja wymaga natychmiastowej reakcji. Ważne jest, aby od samego początku podejść do sprawy z odpowiednią powagą i podjąć działania, które zminimalizują ryzyko dalszych strat.
Oczywiście poziom i zakres podjętych działań będzie znaczącą różnił się w zależności od ciężaru gatunkowego popełnionego przestępstwa, natomiast tzw. baza podstawowych czynności będzie miała zastosowanie do każdego czynu karalnego.
Informacja o podejrzeniu popełnienia przestępstwa
W przypadku otrzymania informacji o działaniu na szkodę Twojej firmy tudzież firmy, którą zarządzasz, podejmij kroki zmierzającego do ustalenia wiarygodności tej informacji, w szczególności istotne jest czy pochodzi ona z wnętrza Twojej organizacji czy jej źródłem jest ktoś z zewnątrz.
Następnie zidentyfikuj zagrożenie tzn. ustal jaki rodzaj przestępstwa został popełniony.
Podejmij działanie
Jeśli ustaliłeś potencjalnego sprawcę, postaraj się odciąć go od możliwości dalszego działania na Twoją szkodę, ale działaj ostrożnie i dyskretnie. Ważne jest, aby nie wzbudzać podejrzeń, co mogłoby skłonić sprawcę do zacierania śladów.
W niektórych przypadkach mogą być rozważane zaawansowane strategie, takie jak dezinformacja sprawcy, ale należy podkreślić, że tego typu działania powinny być realizowane wyłącznie przez wyspecjalizowanych ekspertów ds. przeciwdziałania przestępczości gospodarczej.
Zbyt ryzykowne i źle zaplanowane działania dezinformacyjne mogą prowadzić do eskalacji problemu, utraty dowodów lub dodatkowych strat dla firmy. Dlatego kluczowe jest, aby firma skupiła się przede wszystkim na szybkim zabezpieczeniu dowodów, ograniczeniu dalszych szkód oraz odcięciu sprawcy od zasobów firmy. Podjęcie tych działań w pierwszej kolejności pozwoli na skuteczniejszą kontrolę sytuacji i minimalizację ryzyka dla organizacji.
Jeśli działanie sprawcy ma charakter finansowy tzn. jeśli na skutek jego działalności przestępczej bezpośrednio zagrożone są finanse firmy, podejmij kroki zmierzające do zabezpieczenia rachunków bankowych przed dalszą eskalacją jego działania.
Zabezpiecz dowody
W sytuacji kiedy jesteś już w pełni świadom co się stało i gdzie (tzn. w którym miejscu struktury Twojej firmy), podejmij czynności w zakresie swoich możliwości poprzez zabezpieczenie:
- e-maili i innych dokumentów cyfrowych,
- dokumentów papierowych,
- cyfrowych nośników danych zawierających informacje o działalności sprawcy.
Bardzo ważne jest, abyś ustalił czy sprawca w ramach Twojej firmy działał w pojedynkę czy wspólnie i w porozumieniu z innym pracownikiem. W przypadku potwierdzenia współudziału innego pracownika, podejmij te same kroki z identycznym założeniem , aby nie ujawniać Twojej wiedzy o jego udziale.
Jednocześnie z charakteru popełnionego przestępstwa ustal na rzecz kogo sprawca działał. Kto na podstawie np. wykradzionych danych osiągnie korzyści biznesowe.
Zgłoszenie przestępstwa
W sytuacji ujawnienia przestępstwa, warto skonsultować się z prawnikiem, aby wspólnie przeanalizować dostępny materiał dowodowy.
Na tym etapie ważne jest, aby ocenić, czy natychmiastowe zgłoszenie sprawy do organów ścigania jest właściwym krokiem, czy też czy należy najpierw skoncentrować się na dalszym zabezpieczeniu dowodów i zgromadzeniu dodatkowych informacji. Decyzja o zgłoszeniu przestępstwa powinna być oparta na specyfice sprawy oraz dostępnych dowodach.
Zarówno szybkie zgłoszenie sprawy do organów ścigania, jak i współpraca z ekspertami ds. śledztw korporacyjnych, którzy mogą pomóc w pozyskaniu dodatkowych materiałów, są wartościowymi strategiami, zależnymi od konkretnej sytuacji. Eksperci i prawnicy mogą współpracować, aby zapewnić skuteczne zebranie materiału dowodowego, co zwiększa szanse na postawienie sprawcy w stan oskarżenia i udowodnienie jego winy.
W przypadku mniejszych firm, które mogą nie mieć natychmiastowych zasobów finansowych na zaangażowanie prawników lub ekspertów, istotne jest podjęcie odpowiednich kroków wewnętrznie. Na początkowym etapie firma może skupić się na zabezpieczeniu dowodów przy użyciu dostępnych narzędzi, takich jak archiwizacja e-maili, dokumentów papierowych i cyfrowych nośników danych. Warto stworzyć wewnętrzny zespół ds. reagowania na incydenty, który będzie odpowiedzialny za koordynowanie działań w sytuacji wykrycia przestępstwa.
W przypadku poważniejszych przestępstw lub gdy dowody są trudne do zdobycia, warto jednak rozważyć kontakt z prawnikiem lub ekspertem, gdy tylko pojawią się środki finansowe lub sytuacja wymaga specjalistycznej wiedzy.
Niniejsza procedura to w zasadzie uproszczony model działania w momencie, gdy Twoja firma zostanie dotknięta działalnością o charakterze przestępczym. Instrukcje wyszczególnione wyżej są w zasadzie uniwersalne i celowo nie podejmowaliśmy próby przyporządkowania tych sugestii do konkretnego przestępstwa.
Należy podkreślić, że już w toku śledztwa albo po jego zakończeniu warto rozważyć wdrożenie nowych mechanizmów kontroli, szkoleń dla pracowników, a także zmian w politykach firmy, które pomogą w zapobieganiu podobnym incydentom w przyszłości.
Przestrzeganie tych kroków pomoże firmie nie tylko skutecznie poradzić sobie z ujawnionym przestępstwem, ale także wyciągnąć wnioski na przyszłość, aby lepiej chronić się przed podobnymi sytuacjami.