Naiwność w biznesie kosztuje!

Katarzyna zbudowała prężną firmę IT rozwijającą oprogramowanie dla sektora medycznego. Po trzech latach działalności nawiązała współpracę z renomowaną siecią prywatnych klinik BF-Medic, która potrzebowała systemu do zarządzania danymi pacjentów. Kontrakt wart 280 000 złotych miał być przełomem dla jej firmy.

Ze względu na deklarowane zaufanie i „partnerskie podejście”, przedstawiciele sieci klinik zaproponowali uproszczoną formę umowy, bez szczegółowych specyfikacji.

Po co komplikować? – argumentowali. Przecież dokładnie wiemy, czego potrzebujemy.

Katarzyna, ciesząc się z kontraktu, zgodziła się rozpocząć prace bez precyzyjnego określenia zakresu funkcjonalności, terminów pośrednich odbiorów czy procedury wprowadzania zmian w projekcie.

Wielokrotnie podczas realizacji klient dodawał nowe wymagania, które zespół Katarzyny posłusznie wdrażał.

Po dziewięciu miesiącach intensywnej pracy, gdy system był gotowy do wdrożenia, kierownictwo sieci klinik niespodziewanie zakwestionowało jego wartość. Twierdzili, że nie zawiera wszystkich obiecanych funkcjonalności oraz że realizacja znacznie przekroczyła uzgodnione terminy.

Bez szczegółowej dokumentacji technicznej, protokołów akceptacji kolejnych etapów i pisemnych potwierdzeń wprowadzanych zmian, Katarzyna nie była w stanie udowodnić, że wszystkie opóźnienia wynikały z ciągłych modyfikacji wymagań ze strony klienta.

Sprawa trafiła do sądu, gdzie po dwóch latach Katarzyna uzyskała zaledwie 40% należności. W międzyczasie musiała zwolnić połowę zespołu, zaciągnąć kredyt na przetrwanie i stracić szansę na inne kontrakty, ponieważ całe zasoby firmy były zaangażowane w ten projekt.

Koszt profesjonalnej dokumentacji projektowej, umowy oraz sprawdzenia wiarygodności zleceniodawcy to byłoby około 20 000 złotych – mniej niż 8% wartości kontraktu, który mógł uratować jej biznes.

A dodać należy, że podczas procesu Katarzyna dowiedziała się, że to nie pierwszy taki „wybryk” kontrahenta.

Po czasie do Katarzyny zgłosił się szef konkurencyjnej firmy z branży IT, który miał znacznie większe doświadczenie biznesowe. Wymieniony poinformował Katarzynę, że otrzymał już wcześniej od firmy BF-Medic kilka ofert realizacji usług.

Dzięki gorzkim doświadczeniom z przeszłości, kiedy to pochopne decyzje naraziły jego firmę na straty, tym razem postąpił ostrożniej. Zaangażował wyspecjalizowaną agencję do sprawdzenia wiarygodności potencjalnego klienta. Wyniki weryfikacji były jednoznaczne – wiarygodność sieci klinik BF-Medic okazała się co najmniej dyskusyjna. Firma wykorzystywała swoją dominującą pozycję na rynku do minimalizowania wydatków kosztem mniejszych podmiotów, którym zlecała usługi.

Modus operandi kierownictwa BF-Medic zawsze wyglądał tak samo: zapewnienia o pełnej zapłacie za wszystkie usługi, brak konkretnej dokumentacji i kwestionowanie efektów pracy na końcowym etapie projektu. Ten schemat działania powtórzył się dokładnie w przypadku firmy Katarzyny.

Kiedy w grę wchodzą pieniądze, nie ma miejsca na naiwną wiarę w przyjacielskie relacje biznesowe, a do potencjalnych partnerów należy podchodzić z rozwagą i profesjonalnym dystansem.

Czy sytuację opisaną w przypadku Katarzyny można było uniknąć? Zdecydowanie tak.

Trzy kluczowe działania, które uchroniłyby jej firmę przed katastrofą:

1. Dokładna weryfikacja wiarygodności klienta – koszt kilku tysięcy złotych mógł zaoszczędzić setki tysięcy strat
2. Precyzyjna umowa z jasno określonym zakresem prac, harmonogramem i procedurą wprowadzania zmian
3. Systematyczna dokumentacja wszystkich etapów projektu i formalne potwierdzanie każdej modyfikacji wymagań

Ta historia to nie tylko przestroga, ale również praktyczna lekcja dla każdego przedsiębiorcy: inwestycja w bezpieczeństwo naszego biznesu i profesjonalne procedury nie jest kosztem – to jedna z najlepszych inwestycji w przyszłość Twojej firmy.

A Ty, jakie mechanizmy ochronne stosujesz w swojej działalności biznesowej?