Śledztwo korporacyjne – czym jest i dlaczego jest ważne?

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości, może stanąć w obliczu zagrożeń zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Zaufanie klientów, integralność finansowa oraz reputacja firmy mogą zostać zachwiane w wyniku działań nieuczciwych pracowników, partnerów biznesowych lub nieuczciwej konkurencji. W takich sytuacjach kluczowe jest szybkie i skuteczne działanie, które umożliwia śledztwo korporacyjne.

Śledztwo korporacyjne to systematyczny proces badawczy, którego celem jest zdobycie kluczowych informacji dotyczących działalności firmy, jej pracowników, kontrahentów, a nawet konkurencji. Może być prowadzone wewnętrznie przez firmę lub zlecone wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym. Wyniki takiego śledztwa mogą okazać się decydujące w zapewnieniu zgodności z przepisami prawa, ochronie zasobów firmy oraz utrzymaniu jej nienagannej reputacji na rynku.

W poniższym artykule zaprezentujemy czym jest śledztwo korporacyjne, jakie są jego główne cele, metody oraz jakie ryzyka niesie za sobą przeprowadzenie takiego procesu.

Śledztwa korporacyjne mają wiele celów, które zależą od specyfiki organizacji i jej otoczenia. Poniżej przedstawiamy główne obszary, na których skupiają się te działania:

Zapobieganie przestępstwom i wykrywanie innych nadużyć:

• Identyfikacja nieprawidłowości finansowych,
• oszustw księgowych,
• sprzedajności,
• szpiegostwa gospodarczego,
• malwersacji,
• czy nadużyć władzy.

Weryfikacja zgodności z przepisami prawnymi:

• sprawdzanie czy działalność firmy jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawnymi, w tym regulacjami antymonopolowymi, przepisami o ochronie danych osobowych czy normami branżowymi.

Ochrona własności intelektualnej i tajemnic handlowych firmy (organizacji): 

• badanie przypadków naruszenia praw własności intelektualnej,
• kradzieży danych
• szpiegostwa przemysłowego
• i innych przypadków godzących ekonomicznie, prawnie i reputacyjnie w dany podmiot.

Badanie wewnętrzne:

• rozwiązywanie konfliktów wewnętrznych,
• sprawdzanie skarg pracowniczych,
• badanie potencjalnych naruszeń polityki firmy.

Due diligence w procesach fuzji i przejęć: 

• Ocena prawna i finansowa potencjalnych przejęć, fuzji czy innych strategicznych partnerstw pod kątem ukrytych ryzyk i zobowiązań.

Otóż odpowiedzą na te pytania są metody wykorzystywane do tego typu działań. Możemy wyszczególnić ich wiele, ale dla przejrzystości zagadnienia skoncentrujemy się na kilku bazowych i najbardziej popularnych.

Te najpopularniejsze metody przeprowadzania śledztw korporacyjnych to:

• Analiza dokumentacji: Przeglądanie dokumentów finansowych, umów, korespondencji elektronicznej i innych materiałów dokumentujących działalność firmy.
• Rozpytania i przesłuchania: Prowadzenie rozmów z pracownikami, zarządem oraz zewnętrznymi partnerami w celu uzyskania i pogłebienia informacji.
• Monitoring cyfrowy: Korzystanie z narzędzi informatycznych do analizy danych elektronicznych, w tym e-maili, historii przeglądania czy aktywności w systemach firmowych.
• Prace detektywistyczne: Obserwacja i śledzenie osób, wobec ktorych podejmowane są czynności w ramach śledztwa oraz zbieranie informacji zewnętrznych, w tym publicznie dostępnych danych o konkurencji lub rynku.
• Analiza finansowa: Dogłębna analiza sprawozdań finansowych, ksiąg rachunkowych i innych danych finansowych w celu wykrycia nieprawidłowości.

Mark Twain powiedział: “Spędziłem większość życia, martwiąc się o rzeczy, które nigdy się nie wydarzyły”. W biznesie, choć eliminacja ryzyka jest niemożliwa, śledztwa korporacyjne pozwalają skutecznie minimalizować te realne zagrożenia.

Nie sposób prowadzić biznesu w taki sposób, aby całkowicie wyeliminować wszelkie ryzyka.

Nasze biznesy powinny być tak zarządzane, by zabezpieczyć nas przed najważniejszymi ryzykami, ale nie powinny być nakierowane na całkowite unikanie ryzyka. Dlaczego? Bo unikanie ryzyka jest równoznaczne z unikaniem zysku. Zysk i ryzyko w biznesie to dwie strony tej samej monety.

Śledztwa korporacyjne mogą narażać firmę na różne ryzyka, w tym prawne, reputacyjne i finansowe. Ważne jest, aby takie działania były przeprowadzane z zachowaniem najwyższych standardów etycznych, zgodnie z prawem i w sposób zorganizowany, aby minimalizować potencjalne negatywne konsekwencje. Firma powinna również zadbać o odpowiednie procedury ochrony danych i prywatności zarówno wobec pracowników, jak i osób trzecich.

Jednym z najważniejszych elementów tej “układanki” jest to kto realizuje tego typu czynności, czy to ktoś z wnętrza firmy (organizacji) czy to przedstawiciel wyspecjalizowanej firmy posiadającej w swoich szeregach ekspertów mających rozległe doświadczenie operacyjne i śledcze.

Wyzwania i ryzyka związane ze śledztwami korporacyjnymi są różnorodne i mogą mieć znaczący wpływ na organizację. Podejmując decyzję o przeprowadzeniu takiego śledztwa, firma musi być przygotowana na zarządzanie potencjalnymi konsekwencjami.

Oto główne wyzwania i ryzyka:

Prawne i regulacyjne

• Naruszenie przepisów o ochronie danych: Śledztwa często wymagają przeglądania wrażliwych danych, co może prowadzić do konfliktu z przepisami o ochronie danych osobowych.
• Naruszenie prywatności pracowników: Pracownicy mogą postrzegać niektóre metody śledcze jako naruszenie ich prywatności, co może prowadzić do konfliktów wewnętrznych i pozwów.
• Ryzyko prawne związane z nieprawidłowym postępowaniem: Niewłaściwie przeprowadzone śledztwo może narazić firmę na zarzuty prawne, w tym oskarżenia o pomówienie, naruszenie praw pracowniczych czy nielegalne pozyskiwanie informacji.

Reputacyjne

• Utrata zaufania: Publiczne ujawnienie informacji o wewnętrznym śledztwie może zaszkodzić reputacji firmy w oczach klientów, partnerów i inwestorów.
• Negatywny wpływ na morale pracowników: Wiedza o trwającym śledztwie może negatywnie wpływać na morale pracowników, prowadząc do spadku produktywności i lojalności.
• Podejrzenia wśród partnerów i klientów: Nawet jeśli śledztwo zostanie przeprowadzone w celu zapewnienia zgodności z prawem, sama jego obecność może budzić podejrzenia co do prawidłowości działania firmy.

Operacyjne i finansowe

• Zakłócenie działalności: Śledztwa mogą wymagać dużych zasobów i czasu, co może odciągać zasoby od kluczowych operacji biznesowych.
• Koszty śledztwa: Koszty zewnętrznych konsultantów, prawników i technologii niezbędnych do przeprowadzenia śledztwa mogą być znaczące.
• Ryzyko finansowe związane z wynikami śledztwa: Ujawnienie nadużyć finansowych lub innych nieprawidłowości może prowadzić do grzywien, sankcji regulacyjnych oraz strat finansowych.

Technologiczne

• Zabezpieczenie dowodów cyfrowych: Zapewnienie, że zebrane dowody cyfrowe są prawnie wiążące i nie zostały naruszone, jest kluczowe, ale może być trudne w obliczu zaawansowanych technologii.
• Ryzyko cyberbezpieczeństwa: Śledztwa często wiążą się z dostępem do wrażliwych danych, co może zwiększyć ryzyko cyberataków, jeśli dane te zostaną niewłaściwie zabezpieczone.

Etyczne i kulturowe

• Zachowanie etyki: Istnieje ryzyko, że metody stosowane podczas śledztwa mogą być postrzegane jako nieetyczne, nawet jeśli są zgodne z prawem.
• Wpływ na kulturę organizacyjną: Sposób przeprowadzenia śledztwa może wpłynąć na postrzeganie kultury organizacyjnej przez pracowników, potencjalnie erodując zaufanie i otwartość w komunikacji wewnętrznej.

Zarządzanie tymi wyzwaniami wymaga skrupulatnego planowania, ścisłego przestrzegania przepisów prawnych i etycznych standardów, a także zastosowania delikatnych metod komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Kluczem do minimalizowania negatywnych skutków jest przeprowadzenie śledztwa w sposób transparentny, sprawiedliwy i z pełnym poszanowaniem praw wszystkich zaangażowanych stron.

Realizacja śledztwa korporacyjnego nie polega tylko na np. obserwacji pracownika podczas pracy czy luźnych rozmowach. Przy podejrzeniu zaistnieniu przestępstwa na szkodę firmy np. działania o charakterze nieuczciwej konkurencji czy sprzedawania informacji, należy przeprowadzić cały wachlarz czynności potocznie nazywanych “operacyjnymi” (czyt. uprawdopodabniającymi czy mamy do czynienia z działaniem na szkodę firmy), a dopiero następnie w toku dalszego rozwoju sytuacji gromadzić materiał dowodowy niezbędny do wykazania zaangażowania pracownika w działania na niekorzyść przedsiębiorstwa.

Zamieszczone powyżej informacje to w zasadzie zarys i dotknięcie pojęcia śledztwa korporacyjnego.

Śledztwo korporacyjne jest kluczowym elementem zarządzania ryzykiem w każdej organizacji, umożliwiając identyfikację i adresowanie potencjalnych zagrożeń dla stabilności i bezpieczeństwa firmy.

Pamiętaj !

Jeśli to Ty jako przedsiębiorca wykazałeś się inicjatywą wyprzedzającą i to Ty zebrałeś informacje o działaniach przestępczych na Twoją szkodę, ale również mogących pokrzywdzić inne podmioty, to Twoja pozycja wyjściowa zdecydowanie wzrasta w obliczu dalszych konsekwencji zarówno karnych, jak i tych, które objęte są innymi normami prawnymi.

Kluczowe jest, aby wykonanie tego zadania powierzyć osobie lub zespołowi, pod kierownictwem osoby, która posiada w tym zakresie rozległe doświadczenia zarówno teoretyczne, jak i praktyczne, i aby jakość przeprowadzonych czynności zapewniła pełną zgodność z przepisami prawa oraz zminimalizowała ryzyko reputacyjne i operacyjne dla Twojej firmy.