Windykacja bez ściemy #01:

Sebastian Penz

Windykacja to… 

Każdy pewnie słyszał, co to jest. 

Proces odzyskiwania należności, dochodzenie swoich praw, ostateczna próba dostania tego, co nam się należy. I w zasadzie na tym mógłbym ten artykuł zakończyć. Koniec kropka.

Jednak gdyby to było takie proste i oczywiste, to wielu przedsiębiorców nie zwracałoby się z problemem nieodzyskanych długów do takich firm jak Biuro Bezpieczeństwa Biznesu i Przeciwdziałania Korupcji. Nie prowadzilibyśmy niekończących się dyskusji o etyce płatności, a słowo „windykacja” nie wywoływałoby mieszanki niepokoju i nadziei.

Przedsiębiorco!

Windykacja to w skrócie dążenie do wyciągnięcia Twojej kasy od firmy, której coś sprzedałeś. Nieistotne czy towar czy usługę. To szereg czynności, które mają za zadanie uniemożliwić Twojemu kontrahentowi kredytowanie się kosztem Twojej płynności finansowej.

Spójrzmy prawdzie w oczy – problem z płatnościami to jedna z największych bolączek polskich przedsiębiorców. Według raportu BIG InfoMonitor, blisko 60% firm w Polsce doświadcza opóźnień w płatnościach, a średni czas oczekiwania na należności wynosi ponad 3 miesiące. To nie są pojedyncze przypadki – to epidemia.

Każda sprzedaż z odroczonym terminem płatności jest równoznaczna z kredytem udzielonym kontrahentowi – i to bez oprocentowania. 

Z jedną różnicą – jeśli kredytu udziela bank, to nigdy nie robi tego pro bono. Zawsze kroi Cię z odsetek, prowizji i opłat. Ty natomiast udostępniasz swoje środki za darmo, tracąc dodatkowo na inflacji.

Najgorsze jest to, że Twój dłużnik doskonale zdaje sobie z tego sprawę. Często świadomie wybiera, komu zapłacić najpierw, a kogo „zostawić na później”. I uwierz mi – jeśli nie pokażesz, że traktujesz swoje należności poważnie, znajdziesz się na samym końcu kolejki do zapłaty.

Jak skutecznie odzyskać swoje pieniądze? 

Ano właśnie w tym tkwi największy problem. 

Stąd poruszam ten temat i będę go drążył w kolejnych częściach, zagłębiając się w otchłań Mordoru niezapłaconych faktur.

Wobec tego siodłamy kuce i jako Drużyna Pierścienia wyruszamy w podróż do skruszenia krnąbrności dłużników i odzyskania naszych pieniędzy. 

Pozwól, że nakreślę Ci mapę naszej wyprawy:

1. Shire – etap przedwindykacyjny (czyli tam, gdzie jesteśmy teraz) – poznanie podstaw i przygotowanie do podróży.
2. Rivendell – windykacja polubowna – pierwsze działania, negocjacje i próby porozumienia.
3. Przeprawa przez Góry Mgliste – windykacja twarda – bardziej zdecydowane kroki, gdy miękkie podejście zawodzi.
4. Kopalnie Morii – postępowanie sądowe – zejście w głąb procedur prawnych.
5. Mordor – działania specjalne – zaawansowane metody, gdy standardowe podejścia zawodzą.

Jak powiadał Bilbo Baggins:

„To niebezpieczna rzecz, Frodo, wychodzić za próg. Wystarczy postawić stopę na drodze, a już nie wiadomo, dokąd Cię poniesie.”

Parafrazując Bilba: to niebezpieczna rzecz, przedsiębiorco, wejść na ścieżkę windykacji. Wystarczy zrobić pierwszy krok, a nigdy nie wiesz, gdzie cię to zaprowadzi – do przelewu na koncie czy do sądowej batalii w Mordorze długu.

W mojej praktyce spotkałem różne typy dłużników. Oto dwaj najbardziej charakterystyczni:

Dłużnik-Gollum

To mistrz wymówek i wykrętów. Obiecuje zapłatę („Mój skarbie, zapłacimy, tak, tak!”), ale zawsze znajduje powód, by tego nie zrobić. Raz jest to wina banku, innym razem problemów z systemem, a jeszcze innym – kryzysu w branży. Z tym typem najskuteczniejsze są jasno określone, pisemne ustalenia z konsekwencjami za ich niedotrzymanie.

Dłużnik-Nazgûl

Nieuchwytny, nieosiągalny, niemal widmowy. Nie odbiera telefonów, nie odpowiada na e-maile, listy wracają z adnotacją „adresat nieznany”. To dłużnik, który liczy na to, że się poddasz. W tym przypadku konieczne jest skorzystanie z zaawansowanych metod poszukiwania.

Rozpoznanie, z jakim typem dłużnika masz do czynienia, to pierwszy krok do skutecznej windykacji. W kolejnych częściach omówię szczegółowe strategie postępowania z każdym typem, a także przedstawię pozostałe postacie z naszego windykacyjnego bestiariusza.

„Oddam, jak tylko będę mógł” – myślę, że Ci, którzy nie dostali zapłaty, często to słyszą. 

Ale ten jegomość nie zastanawia się, co Ty masz powiedzieć swojemu wierzycielowi, jeśli u Ciebie kasa jest pusta i czekasz na zapłatę za uczciwie wykonaną robotę. Nie myśli o tym, że Twoi pracownicy liczą na wypłatę, a ZUS i urząd skarbowy nie przyjmą wymówki „klient mi nie zapłacił”.

Problem w tym, że wielu przedsiębiorców boi się windykacji. Obawiają się, że stracą klienta, że popsuję relacje, że zostaną uznani za natrętnych. I właśnie na ten strach liczą profesjonalni dłużnicy – ci, którzy uczynili z niezapłaconych faktur element swojej strategii biznesowej.

Na zakończenie tego pierwszego etapu naszej podróży, jedna praktyczna rada: dokumentacja to Twoja tarcza i miecz. 

Zbieraj i przechowuj wszystkie dokumenty związane z transakcją: umowy, zamówienia, potwierdzenia dostawy, protokoły odbioru, faktury, korespondencję. 

W świecie windykacji obowiązuje prosta zasada: czego nie ma na piśmie, to nie istnieje.

Pamiętaj, że windykacja to nie tylko odzyskiwanie pieniędzy – to także dbanie o swoją pozycję na rynku. Przedsiębiorca, który pozwala na niepłacenie, wysyła sygnał, że jego usługi czy produkty nie są warte swojej ceny.

Pozostając w konwencji „Władcy Pierścieni„, zakończę słowami Gandalfa: 

„Wszystko, co musisz zrobić, to zdecydować, co zrobić z czasem, który został Ci dany.” 

W przypadku windykacji ten czas działa przeciwko Tobie – im dłużej zwlekasz z działaniem, tym trudniej będzie odzyskać należność.

Dlatego nie czekaj. Nie licz na to, że dłużnik sam z siebie nagle postanowi zapłacić. Wyrusz w drogę windykacji – a ja, jako Twój przewodnik, pomogę Ci przez nią przejść.

W następnych częściach zagłębię się bardziej w świat windykacji, analizując poszczególne typy dłużników, strategie działania i praktyczne techniki odzyskiwania należności.